L’installation des nouvelles « caisses enregistreuses intelligentes » a connu de nombreuses péripéties au cours de ces derniers mois. Pour rappel, le Conseil d’Etat a rendu un arrêt le 14 octobre 2015 (n° 232.545) par lequel il annulait la réglementation relative à ces caisses enregistreuses. La pomme de discorde résidait dans le seuil de 10% du chiffre d’affaires qui déterminait l’obligation d’utiliser une de ces caisses.
Face à cet arrêt, le gouvernement a décidé, fin de l’année 2015, de rectifier le tir et de supprimer la référence à ce seuil de 10%. Dorénavant, le seuil est fixé à 25.000 € (hors TVA) de chiffre d’affaires. Chaque exploitation dont le chiffre d’affaires provenant de la consommation de repas s’élève au moins à 25.000 € (hors TVA) est obligée, à partir du 1er janvier 2016, de délivrer des tickets de caisse TVA au moyen d’un système de caisse enregistreuse (SCE). Cette limite doit être calculée pour la première fois sur le chiffre d’affaires de l’année calendrier 2015.
Les établissements horeca dont le chiffre d’affaires est de moins de 25.000 € sur la vente de repas sont donc exemptés de l’obligation d’installer le fameux système de caisse enregistreuse.
Pour les établissements horeca qui, en vertu de l’ancienne réglementation, étaient déjà soumis au SCE, ils doivent toujours être en ordre pour le 1er janvier 2016. Par contre, ceux qui n’étaient pas concernés par l’ancienne réglementation mais qui le sont par la nouvelle doivent s’enregistrer pour le 1er avril 2016 en tant qu’entreprise horeca sur l’application en ligne SCE du SPF Finances, ils doivent également avoir enregistré la livraison d’un système de caisse enregistreuse et d’un FDM (boîte noire) dans l’application en ligne SCE du SPF Finances pour le 1er juillet 2016 et la caisse doit être opérationnelle le 1er janvier 2017.
Enfin, pour les établissements qui étaient concernés par la règle des 10% et qui ont déjà investi dans un SCE mais qui ne sont désormais plus visés par la règle de 25.000 €, un mécanisme de compensation sera examiné.
Il est également intéressant de constater qu’une exemption existe pour les organismes qui ont recours à des sous-traitants pour la fourniture de repas (clubs sportifs par exemple), ainsi que les hôtels et restaurants d’entreprise.
L’établissement devant procéder à l’installation du SCE doit se munir de :
- un système de caisse électronique (SCE) ou un système de caisse PC-POS (via ordinateur) ;
- un module de contrôle composé de :
-un logiciel intitulé Fiscal data module (FDM) à connecter à la caisse ;
-une smartcard intitulée VAT signing card et fournie par l’office de contrôle TVA ;
La commande du matériel proprement dit (caisse et logiciel) se fait dans le commerce auprès de fournisseurs agréés, dont la liste est disponible sur les liens suivants : http://minfin.fgov.be/gkssce/caisse-enregistreuse/liste-SCE.htm (systèmes de caisse) et http://minfin.fgov.be/gkssce/caisse-enregistreuse/liste-FDM.htm (FDM).
La VSC se demande gratuitement par enregistrement en ligne avant le 28 février 2015 en tant qu’utilisateur obligatoire de SCE, via le site www.finances.belgium.be et l’onglet E-services – Système de caisse enregistreuse (url http://finances.belgium.be/fr/E-services/overview.jsp?f=dGhlbWU9L1N5c3TDqG1lIGRlIGNhaXNzZSBlbnJlZ2lzdHJldXNl&period=&s=)
Vous serez ensuite informés de la date ultime à laquelle les équipements devront être mis en place et utilisables (30 juin 2015, 30 septembre 2015 ou 31 décembre 2015).
Si votre matériel n’est pas mis en place à la date ultime, vous encourez des amendes assez sérieuses, en application du point II de la section 2 de l’arrêté royale n° 44 du 9 juillet 2012, à savoir :
« L’utilisation d’un système de caisse qui ne satisfait pas à l’arrêté royal du 30 décembre 2009 fixant la définition et les conditions auxquelles doit répondre un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca :
-1ère infraction : 1.500 € ;
-2ème infraction : 3.000 € ;
-infractions suivantes : 5.000 € »
« En remplacement de la note ou du reçu, utilisation d’une caisse enregistreuse non autorisée ou d’une procédure non autorisée en vertu de l’article 22, § 9 de l’arrêté royal n° 1, ou qui ne satisfait pas aux conditions requises par ou en vertu de la réglementation :
-1ère infraction : 1.000 € ;
-2ème infraction : 2.000 € ;
-infractions suivantes : 3.000 € ».
Ces amendes seront cependant exceptionnellement suspendues pendant une période de grâce se terminant le 31 décembre 2015, afin de permettre à chacun d’installer le système requis.
En outre, à partir de l’implémentation du nouveau système de caisse, vous pourrez bénéficier de plusieurs avantages sociaux :
- une dispense de précompte sur 180 heures supplémentaires au lieu de 130 ;
- une réduction trimestrielle de 500 € (800 € si -26 ans) pour cinq membres du personnel fixes à temps plein ;
- Forfait de cotisations sociales pour les travailleurs occasionnels (occupation pendant 50 jours par an par période de deux jours consécutifs maximum ; étudiants) fixé à 7,50 €/h et 45 €/j maximum (quota de 100 jours max par employeur).
