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FAQ :
Plateforme de dépôt
Comment déposer des documents ?
Pour déposer un document sur la plateforme, plusieurs choix s’offre à vous
- Via les boutons “Nouveau”, ou télécharger, vous ajoutez votre document, ou simplement en glisser-déposer directement dans la plateforme. Vous pouvez également déposer vos tickets du quotidien via notre application Note de frais.
- Avec votre adresse e-mail de dépôt, vous pouvez également transférer un document sur la plateforme.
- Pour cela, il suffit de scanner votre document pour l’avoir de manière électronique ou simplement transférer le mail de la facture.
- Si vous souhaitez, vos fournisseurs peuvent être en possession de votre adresse mail de dépôt afin de transférer eux-mêmes les documents directement.
Dans ce cas, nous bloquons le transfert automatique vers la comptabilité et vous devez le gérer vous-même.
Que faire de mes documents en attente ?
Les documents qui se trouvent dans cette section sont en attente de classement.
Factures et documents pour la comptabilité
En ce qui concerne les transferts en comptabilité pour ces documents, il existe deux options :
- Les transferts sont automatiquement effectués chaque nuit pour permettre un suivi rapide des documents.
- Vous avez également la possibilité de faire le transfert vous-même en sélectionnant le document et en cliquant sur « envoyer à la comptabilité »
Documents qui ne sont pas pour la comptabilité
Pour les documents non comptable, c’est à vous de les trier et les classés dans l’espace personnel.
- Renommer le document pour gérer votre espace personnel.
- Double-clic sur le document,
- Sélectionner le texte « Nom », renommer
- Enregistrer
- Déplacer le document dans un dossier de votre «Espace personnel» en cliquant sur
- Si le dossier n’est pas existant, vous pouvez le créer en cliquant sur
Cela simplifie et accélère la gestion de vos documents, en offrant un accès rapide aux outils dont vous pourriez avoir besoin pour chaque document.
Comment vérifier que mes documents ont été déposés ?
Dans l’onglet historique, les documents sont rangés par ordre de date ainsi que le logiciel utilisé.
En cliquant sur “document”, vous savez voir le nom du document mais également le télécharger.
Comment retrouver mes documents déposés ?
Pour retrouvez vos documents, 2 possibilités s’offre à vous.
- Pour les documents comptables, cela se passe par le filtres pour les archives. Vous pouvez rechercher les documents en fonction du montant, si c’est un fournisseur ou un client, par date …
- En ce qui concerne les documents non comptables, c’est simplement par la barre de recherche.
Comment faire mes paiements ?
Vous avez l’onglet SEPA
- Modifier le paramètre de paiement (SEPA) du document si nécessaire. Le SEPA, crée un fichier reprenant tous les paiements encodé dans la plateforme.
- Ce fichier est à charger sur votre application bancaire et tous les paiements seront encodés en quelques clics.
Cela ne fonctionne que pour les comptes professionnels. Si vous ne savez pas si c’est activer ou non, demander à votre banque.
Où sont mes factures, mes extraits de compte... ?
Dans archives, vous retrouvez l’ensemble des documents encodés par votre gestionnaire donc uniquement les documents comptable. Ces derniers sont classés par exercices fiscaux et subdivisés
par journaux comptables.
Vous avez également les mêmes fonctionnalités que dans l’onglet “En attente”.
A quoi sert l'espace personnel ?
L’espace personnel, est un espace de stockage où vous pouvez :
-
- conserver vos documents non comptables contrats de prêt, assurances, salaires …) relatif à votre entreprise
- organiser votre classement en créant des dossiers, en renommant vos fichiers …
Comment créer un nouveau dossier dans l'espace personnel ?
- Lorsque vous avez déjà sélectionner le document pour le déplacer et vous voyez que le dossier n’est pas existant, vous pouvez le créer en cliquant sur
- Créer d’abord le dossier en cliquant sur le bouton « Nouveau » et nommer votre dossier. Et ensuite, vous sélectionnez votre/vos document(s) pour classer dans le dossier créer.
Quel est le contenu du dossier permanent ?
Nous préservons les documents légaux de votre entreprise, facilitant l’accès à des informations essentielles telles que les données comptables, organisationnelles, fiscales et juridiques.
Pourquoi renommer mes documents pour l'espace personnel ?
Renommer vos documents non comptables facilitera leur identification lors de recherches ultérieures via la barre de recherche, simplifiant ainsi le processus de recherche.
Nos autres services
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