La digitalisation des PME

En tant que PME, que faut-il en penser ? En quoi cette digitalisation pourrait vous aider et comment s’y mettre ? C’est ce que nous allons voir dans les lignes qui suivent.

Digitalisation, numérisation ?

La digitalisation c’est l’évolution des infrastructures et des pratiques traditionnelles de l’entreprise via les nouvelles technologies du numérique. L’idée étant de simplifier et d’automatiser les processus afin de les optimiser (réduire leurs coûts et augmenter leur efficacité). Un exemple concret ? Remplacer vos registres de caisses manuscrits par une application qui calcule tout d’elle-même et vous fournit des rapports d’évolution sur demande.

Digitalisation : Simple buzzword ?

La digitalisation est-elle une nouvelle mode ? Un buzzword, une passade, un twist marketing dont le seul but serait de vendre un service supplémentaire à l’indépendant trop naïf ? Pas du tout.

À l’heure de l’ultra connectivité, du temps réel et de la concurrence de plus en plus rude, le passage au numérique est devenu une nécessité. Qu’on le veuille ou non, d’ici peu, il y aura d’un côté les entreprises qui auront franchi le pas de la numérisation et celle qui n’auront pas osé faire le grand saut. Ces dernières disparaîtront-elles pour autant ? Sans doute pas à court terme. Mais elles s’essouffleront inévitablement et finiront moribondes, incapables de maintenir le rythme de plus en plus soutenu.

La digitalisation, vous y êtes déjà

Une chose est sûre, c’est que la digitalisation généralisée est déjà en marche. Vous effectuez vos paiements en ligne, vous transmettez vos documents par mail, vous réservez vos vacances via des sites web. La digitalisation n’est finalement qu’une amplification de cette tendance.

Les différentes formes de la digitalisation

La digitalisation n’est pas un programme que l’on installe ou un gadget que l’on s’achète. La digitalisation est à la fois une perspective, un prisme et une méthode qui doit être déployée à chaque niveaux de l’entreprise, des RH au service communication en passant par le service informatique.

Infrastructure informatique

De par sa nature même, la digitalisation agit évidemment et inévitablement sur vos outils informatiques. En grande partie, elle est un outil informatique. Ainsi, vos machines, la manière dont vous les utilisez, les protocoles qu’elles emploient pour communiquer entre elles et les programmes qu’elles hébergent devront être évalués et adaptés.
Parfois, la prise en main de ces outils nécessitera un accompagnement. Mais le jeu en vaut largement la chandelle. De plus, un parc informatique tenu à jour impacte beaucoup mois l’entreprise en terme d’écologie et de frais d’énergie et lui évite de graves soucis du point de vue de la cybercriminalité.

Le point de vue du développeur

« Les entreprises voient encore trop souvent la digitalisation comme un projet de numérisation et de capture de documents mais le fond et la forme sont bien plus complexes. Le rôle du développeur, et ce dans n’importe quelle structure, est essentiel et déterminant pour donner vie à ce processus de dématérialisation et retranscrire tous les besoins et les contraintes de la demande client. Que ce soit pour le web, le mobile ou les solutions logicielles interne il faut organiser, programmer et coder toutes les instructions techniques pour une gestion entièrement électronique et apporter une efficacité accrue tout en gardant une approche plurivalente. Basé sur le raisonnement, la logique, la curiosité, la créativité et la collaboration, le parcours de la digitalisation est passionnant, il apporte de nouveaux défis et est sans cesse en évolution. »

Le fonctionnement interne

Grâce à la digitalisation, de nombreuses tâches chronophages et répétitives pourront être remplacées par des applications et des lignes de code. C’est sans doute la matérialisation la plus concrète et «visuelle » de la digitalisation : le gain de temps, la diminution du risque d’erreur et l’optimisation des logiques de fonctionnement.
Un collaborateur qui ne perdra plus des demi-journées entières à encoder des données disposera de toute son énergie pour analyser ces données. Une secrétaire assistée par un vrai programme de prise de rendez-vous consacrera d’autant plus de temps à l’accueil de vos clients. Un commercial disposant d’outils d’analyse puissants développera son chiffre d’affaire plus vite. Enfin, un dirigeant d’entreprise ayant accès à une vue générale en temps réel de son activité, fera des choix plus rapides et plus pertinents.

Le point de vue du dirigeant

« La digitalisation doit s’appliquer à tous les niveaux de l’entreprise, de la communication au transport. Aucun département ne peut rester en marge, sans quoi il deviendrait vite le maillon faible de la chaine et ralentirait l’ensemble. Car la digitalisation n’a rien de miraculeux bien qu’elle soit puissante et pleine de potentiel. Il s’agit en fait d’échanger de l’information de manière plus performante sans avoir à la recopier ou risquer de l’égarer. En ce sens, elle est aussi un partage du travail qui demande une certaine responsabilisation des différents postes d’une entreprise. »

La présence numérique

La présence numérique d’une entreprise est son existence et sa visibilité en ligne. Est-il aisé de trouver l’entreprise X sur Google ? Possède-t-elle un site web ? Ses services y sont-ils bien présentés ? Comment puis-je prendre rendez-vous ? Une page facebook est-elle associée à cette entreprise afin de me permettre d’entrer en communication directement ? Tout ceci relève aussi de la digitalisation. Passez d’une communication papier à une communication numérique (en partie du moins).
Les pratiques ont évolué. Vos clients potentiels passent plus de temps en ligne qu’à lire la presse écrite ou feuilleter des folders. Vous devez en tenir compte pour votre prospection. Un minimum de présence numérique est impératif.

Le point de vue du communiquant

« La présence numérique est une arme à double tranchant. Extrêmement puissante si elle est bien gérée, elle peut aussi se révéler très dangereuse dans le cas contraire. Vous savez à qui vous donnez une carte de visite, vous ignorez par contre qui lira votre blog et ce qu’il en dira sur les réseaux sociaux. Mais hey, c’est en ligne que se passe les recherches aujourd’hui. VOUS NE POUVEZ PAS NE PAS ÊTRE PRÉSENT SUR LE WEB. Les clients sont de plus en plus informés, de plus en plus critiques et de mieux en mieux outillés pour donner leur avis (bon ou mauvais). Mais ils sont aussi connectés en permanence, potentiellement à portée de vos messages. La chose se complique malgré tout, l’attention n’a jamais été aussi difficile à retenir. Il faut réfléchir sa stratégie en ligne et se donner les moyens de réussir. »

Pour tout le monde, la digitalisation ?

Je suis médecin, juriste, entrepreneur du bâtiment, esthéticienne… ai-je besoin des technologies pour faire tourner mon activité ? Nous le pensons. Tout coûte de plus en plus cher : le temps, les erreurs, l’inefficacité. Et ce sont justement sur ces points qu’agit la digitalisation en vérité. Pouvez-vous vous permettre de perdre du temps au traitement de vos papiers ? Qu’en est-il de votre concurrent direct ? N’est-il pas en train de conclure une vente alors que vous êtes à la recherche d’un devis égaré ? Votre employé est-il en train de convertir un client ou d’attendre que sa machine charge enfin son programme de mailing ?

Alors oui, de la plus petite à la plus grande entreprise, de la profession libérale à la vente de hot-dogs, vous devrez digitaliser votre entreprise. Toutefois, les besoins ne seront pas les mêmes. Ce qui aura un impact considérable sur les budgets. Ainsi, les investissements ne doivent pas être un frein à la numérisation de votre activité. Il existe toujours une solution correspondant à vos activités.

Aujourd’hui, même l’administration est digitalisée tout comme les banques. Nous l’avons vu plus haut, la digitalisation est déjà une réalité pour bon nombre de secteur. Il s’agit de ne pas rester à la traîne et, si possible, de profiter de la numérisation pour donner un coup de boost supplémentaire à votre activité.

Comment digitaliser votre PME (ou votre profession libérale)

Digitalisez mais ne le faites pas tête baissée ! La digitalisation de votre entreprise doit se faire de manière réfléchie en suivant un planning logique.

• Audit : Tout commence par une phase d’audit. L’audit consiste à définir les besoins, analyser les habitudes, faire un état des lieux des installations, juger de l’intérêt d’une phase de formation.
• Plan de déploiement et budgétisation : Ensuite, il faudra penser à un plan d’action budgétisé. Quelles sont les priorités, les impératifs, les options et combien cela coûtera-t-il à l’entreprise ?
• Développement et installation : Commence alors la phase de développement et de création (si besoin) au terme de laquelle, les nouveaux outils seront implantés dans la structure de l’entreprise.
• Aide à la prise en main : Si cela s’avère nécessaire, les collaborateurs seront accompagnés dans la prise en main des nouveaux logiciels, des routines et des pratiques optimisées.

Le starter : commencer en mode digitalisation

Le starter jouit d’un certain avantage en terme de numérisation. Effectivement, il n’aura pas à digitaliser son entreprise, à transformer un système existant, à bouleverser des habitudes. Au contraire, il pourra construire dès le départ une version digitalisée de son entreprise en y intégrant d’office les nouvelles technologies à son business model. En gros, le starter d’aujourd’hui commence directement sur de bonnes bases digitales (pour peu qu’il soit bien conseillé et accompagné).

Conclusion

Nulle n’échappera à la digitalisation ! Autant prendre les devants et ne pas subir ce qui ressemblerait alors à un tsunami numérique dévastateur. Comme nous l’avons vu, la digitalisation peut se faire par étapes avec ou sans accompagnement. Dès lors et même si la transition peut paraître effrayante, il faut l’envisager comme une poussée en avant, une adaptation aux marchés et aux pratiques des consommateurs d’une part. Et comme une aide supplémentaire, une armée de collaborateurs ultra efficaces recrutés à moindre coût, d’autre part. Au final, le dirigeant d’entreprise ne manquera pas de constater les avantages de ses investissements dans l’outil informatique.

Rendez vous sur le site de Soft Connect pour commencer à digitaliser votre entreprise.