Mes Documents – Une solution pratique pour une gestion optimale

Aujourd’hui, nous allons nous pencher sur FID-Connect et plus précisément sur 1 des 3 aspects clés de votre espace client qui vous aidera à optimiser votre gestion des factures fournisseurs. 

Cette fonctionnalité vous permet de centraliser et sécuriser tous vos documents comptables et non-comptables au même endroit, ce qui offre de nombreux avantages. (Cloud, OneDrive …)

ACTUELLEMENT

Une fois que votre fournisseur vous a envoyé vos factures et que vous les avez payées, vous les déposez sur la plateforme dédiée. De là, vos factures sont récupérées de manière automatique sur le programme comptable.

EN 2026

En 2026, vos fournisseurs belges enverront vos factures directement sur PEPPOL, et, celles-ci seront envoyées automatiquement sur la plateforme de dépôt, en attente de votre validation.
Pour les fournisseurs étranger, il est impératif de donner votre adresse mail de dépôt pour arriver à une centralisation des documents à un seul endroit.

Une fois, validée, il faudra envoyer la facture à la comptabilité grâce au bouton « envoyer à la comptabilité » qui apparaît lorsque vous sélectionnez le document.

De plus, il vous sera également possible de préparer les paiements de vos factures via la plateforme, en effet, les virements seront pré-remplis grâce à l’information se trouvant sur la E-facture.

Transition entre 2024 et 2026

Pour vous habituer au fonctionnement de 2026, nous vous proposons de donner votre adresse mail de dépôt à vos fournisseurs. Ceux-ci enverront vos factures directement sur la plateforme.
De là, vos factures seront en attente de validation de votre part.

Une fois que vous avez validé les factures, c’est à vous de les transférer à votre expert-comptable à l’aide du bouton « envoyer à la comptabilité ».

En ce qui concerne le paiements de vos factures, il est possible de préparer le fichier de paiement par la plateforme. Vous avez 2 possibilités, soit, nous n’avons pas d’informations à propos
de la E-facture et donc vous devez remplir le « virement ». Soit, les informations sont déjà connues par l’encodage comptable et le virement est pré-rempli.

Grâce à « MES DOCUMENTS », vous pouvez :

• Stocker tous vos documents importants en un seul endroit, ce qui facilite leur accès et leur gestion
• Gagner du temps en évitant de chercher des documents éparpillés dans différents dossiers ou supports
• Sécuriser vos documents en les stockants sur une plateforme sécurisée
• Accéder à vos documents à tout moment et depuis n’importe quel appareil connecté à internet
• Émettre vos paiements et rappels des fournisseurs/clients

Dans les trois cas de figures, si les documents ne sont pas des factures, il est important de les trier et ranger dans votre Espace Clients.

En résumé, la solution MES DOCUMENTS  est un moyen pratique, efficace et sécurisé pour une gestion optimale de vos documents.